Algemene Voorwaarden

Laatst bijgewerkt: 9 maart 2026

1. Definities

In deze algemene voorwaarden worden de volgende definities gehanteerd:

Dienstverlener: Outvoice, contacteerbaar via support@outvoice.nl
Dienst: De door Outvoice aangeboden cloud-gebaseerde facturatiesoftware, beschikbaar via mijn.outvoice.nl en bijbehorende diensten
Gebruiker: De natuurlijke of rechtspersoon die gebruik maakt van de Dienst
Overeenkomst: De overeenkomst tussen Outvoice en Gebruiker voor het gebruik van de Dienst
Account: Het persoonlijke account van de Gebruiker voor toegang tot de Dienst
Abonnement: Het PRO abonnement dat toegang geeft tot alle functionaliteiten van de Dienst
Proefperiode: De gratis proefperiode van 30 dagen met volledige toegang tot alle PRO functies
Alleen-lezen modus: De beperkte toegang tot de Dienst na beëindiging van het PRO abonnement

2. Toepasselijkheid

2.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en leveringen van diensten door Dienstverlener, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.

2.2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.

2.3. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Gebruiker wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

3. Totstandkoming overeenkomst

3.1. De overeenkomst komt tot stand op het moment dat Gebruiker een account aanmaakt en akkoord gaat met deze algemene voorwaarden, conform artikel 6:227a Burgerlijk Wetboek (BW).

3.2. Door een account aan te maken bevestigt Gebruiker bevoegd te zijn namens de organisatie waarvoor de Dienst wordt gebruikt.

3.3. Dienstverlener behoudt zich het recht voor om accounts te weigeren zonder opgaaf van redenen.

4. Beschrijving van de Dienst

4.1. Outvoice biedt een cloud-gebaseerd platform waarmee Gebruiker:

Facturen, offertes en creditnota's kan aanmaken, beheren en archiveren
Professionele PDF-documenten kan genereren en downloaden
Klantgegevens en contactpersonen kan beheren
Bedrijfsgegevens kan beheren inclusief logo, IBAN en BTW-instellingen
Documenten kan versturen via e-mail met aanpasbare templates
Gebruik kan maken van KVK API-integratie voor automatisch opzoeken van bedrijfsgegevens
VIES BTW-validatie kan gebruiken voor EU-klanten
IBAN-validatie kan gebruiken voor bankrekeningnummers
Dashboard-inzichten kan bekijken over omzet, openstaande facturen en top klanten
Betalingsstatus kan bijhouden en betalingsherinneringen kan versturen

4.2. Alle bovengenoemde functionaliteiten zijn inbegrepen in het PRO abonnement. Actuele features zijn beschikbaar op outvoice.nl/prijzen.

4.3. Outvoice streeft ernaar de Dienst 24/7 beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk van tevoren aangekondigd.

4.4. Outvoice behoudt zich het recht voor de Dienst te wijzigen, aan te passen of functionaliteiten toe te voegen of te verwijderen. Significante wijzigingen die de kernfunctionaliteit beïnvloeden worden minimaal 30 dagen van tevoren aangekondigd.

5. Verplichtingen van de Gebruiker

5.1. Gebruiker is verantwoordelijk voor:

Het geheimhouden van inloggegevens
Alle activiteiten die plaatsvinden via het account
De juistheid en volledigheid van ingevoerde gegevens
Het voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving bij gebruik van de Dienst
Het nemen van een back-up van eigen gegevens

5.2. Gebruiker is als zelfstandig ondernemer of bedrijf volledig verantwoordelijk voor de fiscale en boekhoudkundige correctheid van aangemaakte documenten, waaronder maar niet beperkt tot het correct toepassen van BTW-tarieven conform de Wet op de omzetbelasting 1968, het juist vermelden van KOR (Kleine Ondernemingsregeling) indien van toepassing, en het voldoen aan alle andere relevante fiscale wetgeving. Outvoice biedt hulpmiddelen maar verstrekt geen fiscaal advies.

5.3. Gebruiker is verantwoordelijk voor het naleven van de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar voor facturatiegegevens conform de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Na beëindiging van de Dienst is Gebruiker zelf verantwoordelijk voor het archiveren van alle documenten.

5.4. Het is Gebruiker niet toegestaan de Dienst te gebruiken voor:

Onrechtmatige doeleinden of activiteiten die in strijd zijn met Nederlandse wetgeving
Het versturen van spam of ongewenste commerciële berichten via de e-mailfunctionaliteit
Het schenden van intellectuele eigendomsrechten of andere rechten van derden
Het bewust verstrekken van onjuiste of misleidende informatie aan klanten
Pogingen tot het omzeilen van beveiligingsmaatregelen of het verkrijgen van ongeautoriseerde toegang
Het excessief belasten van de infrastructuur (bijvoorbeeld door geautomatiseerde scraping)

6. Proefperiode

6.1. Gratis Proefperiode: Nieuwe gebruikers krijgen toegang tot een gratis proefperiode van 30 dagen met volledige toegang tot alle PRO functies.

6.2. Automatische Verlenging: Na afloop van de proefperiode wordt je abonnement automatisch verlengd en wordt je betaalmethode belast, tenzij je voor het einde van de proefperiode opzegt.

6.3. Opzeggen tijdens Proefperiode: Je kunt op elk moment tijdens de proefperiode opzeggen. Bij opzegging behoud je toegang tot alle functies tot het einde van de 30 dagen proefperiode.

6.4. Betaalmethode: Om gebruik te maken van de proefperiode, moet je een geldige betaalmethode opgeven. Deze wordt pas belast na afloop van de proefperiode als je niet hebt opgezegd.

6.5. Eenmalige Trial: De gratis proefperiode is eenmalig per gebruiker. Gebruikers die al een proefperiode hebben gehad, kunnen geen nieuwe proefperiode aanvragen.

7. Prijzen en betaling

7.1. Prijs: Het PRO abonnement kost €8,99 per maand of €99 per jaar, inclusief 21% BTW. Bij het jaarlijkse abonnement bespaar je €8,88 per jaar vergeleken met het maandelijkse tarief. Alle prijzen zijn in euro's. Actuele prijzen zijn beschikbaar op outvoice.nl/prijzen.

7.2. Betaling: Betaling geschiedt via automatische incasso via de door Outvoice aangeboden betalingsmethoden (zoals creditcard of iDEAL). Bij maandelijkse betaling wordt het abonnement automatisch verlengd tot opzegging. Bij jaarlijkse betaling wordt vooraf voor 12 maanden betaald. Je ontvangt elke maand/jaar een factuur per e-mail.

7.3. Onbeperkt gebruik: Het PRO abonnement geeft toegang tot onbeperkt facturen, offertes, klanten en alle PRO functies. Er zijn geen limieten of extra kosten voor het gebruik van functionaliteiten.

7.4. Opzegging: Je kunt je abonnement op elk moment opzeggen via je account instellingen. Bij opzegging behoud je toegang tot het einde van de betaalde periode (maandelijkse of jaarlijkse cyclus).

7.5. Terugbetaling: Er zijn geen terugbetalingen voor reeds betaalde periodes. Bij opzegging wordt je abonnement niet automatisch verlengd.

7.6. Bij niet-tijdige betaling is Gebruiker in verzuim zonder dat ingebrekestelling is vereist (art. 6:83 sub a BW). Over het verschuldigde bedrag is vanaf de vervaldag de wettelijke handelsrente verschuldigd. Bij non-betaling behoudt Outvoice zich het recht voor de toegang tot de Dienst op te schorten en over te schakelen naar alleen-lezen modus.

7.7. Outvoice behoudt zich het recht voor prijzen te wijzigen. Prijswijzigingen voor bestaande abonnementen worden minimaal 60 dagen van tevoren aangekondigd via e-mail. Gebruiker heeft het recht binnen 30 dagen na aankondiging het abonnement op te zeggen indien deze niet akkoord gaat met de prijswijziging.

7.8. Kortingscodes: Kortingscodes zijn alleen geldig voor nieuwe abonnementen en kunnen niet worden toegepast op bestaande abonnementen. Elke kortingscode heeft specifieke voorwaarden, zoals geldigheidsduur en kortingspercentage. Kortingscodes kunnen slechts één keer per gebruiker worden gebruikt. Kortingscodes blijven geldig zolang het abonnement actief blijft en niet wordt opgezegd.

8. Alleen-lezen Modus

8.1. Toegang na Opzegging: Wanneer je abonnement eindigt (door opzegging of mislukte betaling), wordt je account overgeschakeld naar alleen-lezen modus.

8.2. Functionaliteit: In alleen-lezen modus kun je:

Al je documenten bekijken en downloaden
Je klantgegevens bekijken
Je dashboard en rapporten bekijken

8.3. Beperkingen: In alleen-lezen modus kun je niet:

Nieuwe documenten maken
Bestaande documenten bewerken
E-mails versturen
Nieuwe klanten toevoegen

8.4. Heractivatie: Je kunt op elk moment je PRO abonnement heractiveren om weer volledige toegang te krijgen.

9. Duur en beëindiging

9.1. De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd vanaf het moment van accountregistratie.

9.2. Gebruiker kan de overeenkomst te allen tijde beëindigen zonder opzegtermijn door het account te verwijderen via de instellingen of door contact op te nemen met support@outvoice.nl. Bij jaarabonnementen wordt geen restitutie verleend voor de resterende periode.

9.3. Outvoice kan de overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van één maand, behalve in de volgende gevallen waarin onmiddellijke beëindiging mogelijk is:

Gebruiker overtreedt deze algemene voorwaarden na eerdere waarschuwing
Gebruiker gebruikt de Dienst voor onrechtmatige doeleinden
Gebruiker is in verzuim met betaling langer dan 14 dagen na herinnering
Gebruiker failliet wordt verklaard of surseance van betaling aanvraagt
Misbruik van de Dienst wordt geconstateerd (spam, hacking, overbelasting van systemen)

9.4. Na beëindiging heeft Gebruiker 30 dagen de tijd om een volledige export van alle gegevens te downloaden in PDF en/of CSV formaat. Na deze periode behoudt Outvoice zich het recht voor om alle gegevens permanent te verwijderen. Gebruiker blijft verantwoordelijk voor het naleven van de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar voor fiscale documenten.

9.5. Bij beëindiging vervallen alle speciale tarieven en kortingen. Reeds betaalde abonnementsgelden worden niet gerestitueerd, behoudens in geval van beëindiging door Outvoice zonder gegronde reden.

10. Intellectuele eigendom

10.1. Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de Outvoice software, inclusief maar niet beperkt tot de source code, interface design, logo's, en documentatie, berusten bij Outvoice of diens licentiegevers.

10.2. Gebruiker verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar, wereldwijd gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst. Dit recht beperkt zich tot het normale gebruik van de Dienst zoals beschreven in deze voorwaarden.

10.3. Gebruiker behoudt alle intellectuele eigendomsrechten op de door Gebruiker ingevoerde content, gegevens, bedrijfslogo en gegenereerde documenten. Outvoice claimt geen eigendom over gebruikersdata.

10.4. Gebruiker verleent Outvoice een beperkte licentie om gebruikersdata te verwerken voor het leveren van de Dienst (opslag, backup, PDF-generatie, e-mailverzending). Deze licentie vervalt bij beëindiging van de overeenkomst.

10.5. Het is Gebruiker niet toegestaan om de Dienst te reverse-engineeren, decompileren, te kopiëren, of op andere wijze te reproduceren voor commerciële doeleinden.

11. Aansprakelijkheid

11.1. Dienstverlener is uitsluitend aansprakelijk voor schade die het directe gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst.

11.2. De aansprakelijkheid van Dienstverlener is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval wordt uitgekeerd onder de aansprakelijkheidsverzekering, vermeerderd met het eigen risico. Indien geen uitkering plaatsvindt is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat Gebruiker in de drie maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit heeft betaald.

11.3. Dienstverlener is niet aansprakelijk voor:

Indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of schade door bedrijfsstagnatie
Schade door verlies van gegevens
Schade door gebruik van door derden aangeleverde diensten of producten
Schade door onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door Gebruiker

11.4. Gebruiker vrijwaart Dienstverlener voor aanspraken van derden met betrekking tot schade die verband houdt met of voortvloeit uit het gebruik van de Dienst door Gebruiker.

11.5. Bovenstaande beperkingen gelden niet indien de schade te wijten is aan opzet of bewuste roekeloosheid van Dienstverlener of diens leidinggevend personeel.

12. Gegevensbescherming

12.1. Voor de verwerking van persoonsgegevens verwijzen wij naar ons Privacybeleid.

12.2. Gebruiker is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van diens klanten die in de Dienst worden verwerkt.

12.3. Dienstverlener treedt op als verwerker in de zin van de AVG voor de door Gebruiker ingevoerde klantgegevens.

13. Overmacht

13.1. In geval van overmacht is Dienstverlener niet gehouden tot nakoming van enige verplichting jegens Gebruiker.

13.2. Onder overmacht wordt verstaan elke van de wil van Dienstverlener onafhankelijke omstandigheid die nakoming van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk verhindert, zoals bedoeld in artikel 6:75 BW. Hieronder worden mede verstaan: storingen in internet, elektriciteit of telecom, DDoS-aanvallen, overheidsmaatregelen, natuurrampen en stakingen.

14. Wijziging voorwaarden

14.1. Dienstverlener behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen.

14.2. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren aangekondigd via e-mail of via de Dienst.

14.3. Indien Gebruiker niet akkoord gaat met de wijzigingen, kan deze de overeenkomst opzeggen met ingang van de datum waarop de nieuwe voorwaarden in werking treden.

15. Geschillenbeslechting

15.1. Op alle overeenkomsten tussen Dienstverlener en Gebruiker is Nederlands recht van toepassing.

15.2. Alle geschillen voortvloeiend uit of verband houdend met deze overeenkomst worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Dienstverlener is gevestigd, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.

15.3. Partijen zullen eerst een beroep op de rechter doen nadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen een geschil in onderling overleg te beslechten.

16. Slotbepalingen

16.1. Indien een bepaling van deze voorwaarden nietig blijkt te zijn, tast dit niet de geldigheid van de gehele voorwaarden aan. Partijen zullen in dat geval ter vervanging (een) nieuwe bepaling(en) vaststellen, waarmee zoveel als rechtens mogelijk is aan de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling gestalte wordt gegeven.

16.2. De overeenkomst mag door Gebruiker niet worden overgedragen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Dienstverlener.

17. Contact

Voor vragen over deze algemene voorwaarden kunt u contact opnemen via:

Outvoice
E-mail: support@outvoice.nl
Website: outvoice.nl
Wij streven naar reactie binnen 3 werkdagen

Wij streven ernaar juridische zaken in begrijpelijke taal uit te leggen. Als u vragen heeft over deze voorwaarden, neem gerust contact op.